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Construction et tâches administratives : comment optimiser le temps perdu ?
Pour beaucoup, le travail administratif excessif fait partie de la norme et ils ne peuvent rien y changer. Dans le domaine du BTP, toutes les parties passent environ 40 % de leur temps à rédiger des rapports, chercher des mises à jour ou encore à assister à des réunions. Elles ont du mal à concevoir une approche différente pour communiquer et travailler avec les autres membres de leur équipe. Cependant, cette démarche lourde en besognes administratives ne procure aucune sécurité. À l'inverse, elle coûte du temps et de l'argent aux projets de construction.
Automatiser les procédures de rapport d'avancement
Au cours d'un projet de construction, toutes les parties prenantes se doivent d'être parfaitement accordées de manière à ce que les corvées puissent se dérouler comme prévu. Malheureusement, plusieurs compagnies persistent à utiliser des outils papier ou digitaux non adaptés au secteur (exemple WhatsApp) pour échanger l'évolution de leur planification stratégique, spécifier si les besognes liées aux vérifications sont parfaitement résolues et rendre compte des derniers contrôles. Tout cela soulève des suspensions coûteuses et des temps d'arrêt considérables. Les choses peuvent s'aggraver en temps de crise, où le travail à distance est incontournable afin de garantir le fonctionnement des projets et la sécurité des équipes.
En fractionnant tous vos flux de communication et en gardant une visibilité globale de vos multiples projets et tâches, vous pouvez être certain de réussir. Avec les bonnes démarches mises en place et un logiciel pour votre gestion d'entreprise dans le bâtiment, la conception d'un nouveau rapport à jour s'effectue en seulement quelques minutes.
Miser sur la standardisation
Peu importe la taille et le type de projet, 80 % de l'opération demeure la même dans la construction. En conséquence, la mise en place de procédures standardisées et préconçues que toute l'équipe peut suivre est un bon moyen de restreindre les risques et gérer les coûts. Si vous êtes en mesure de superviser chaque étape de l'opération et assurer une technique de communication et de travail unifiée au cours de la chaîne d'approvisionnement, vous pouvez bénéficier d'une grande prévisibilité, d'une baisse du travail administratif et d'une meilleure gestion de projet.
Évidemment, la standardisation vient toujours avec l'adoption du numérique. À l'heure actuelle, presque tout le monde utilise des services bancaires en ligne et un smartphone. Si vos collaborateurs savent se servir de ces outils quotidiennement, ils peuvent tout à fait utiliser un logiciel spécifique à la construction qui peut leur faciliter la vie sur le chantier et les aider à manœuvrer plus efficacement.
Adopter des outils spécifiques au BTP
D'habitude, les équipes de chantier se partagent plusieurs mises à jour en permanence, mais dans la plupart des cas, les données manquent de contexte. Il leur manque véritablement une connexion avec le plan directeur. Puisqu'elles ne disposent pas d'un accès à une vue d'ensemble, une telle stratégie peut provoquer des coûts inutiles, de graves erreurs et des retards pénalisants.
C'est à ce moment-là que la valeur d'outils spécifiques au BTP devient plus qu'évidente. Les logiciels comme WhatsApp et Excel sont suffisants pour les opérations à petite envergure, mais certainement pas pour la construction où la quantité d'informations générées chaque jour est conséquente. Toutes les équipes doivent disposer d'outils qui leur permettent d'accéder au planning en temps réel et qui leur dépeignent comment chaque mise à jour et décision qu'elles prennent peuvent influencer le budget et l'avancement d'un projet.
Centraliser les données
L'absence d'un écosystème d'informations centralisé peut alimenter le cauchemar administratif. Au lieu d'enregistrer les données dans un emplacement central, les chefs de chantier et les gestionnaires doivent réaliser des recherches sur de nombreuses plateformes afin d'extraire les données les plus récentes. Le problème, c'est qu'après, la chance que le feed-back dont ils disposent soit désuet est grande.
Grâce à une source de vérité unique, vos documents ne se trouvent plus dans des documents ou des sites différents. Ainsi, le feed-back sera copié sur une seule et unique plateforme, ce qui permet une prise de décision avisée, un partenariat transparent. Par ailleurs, cela assure une explication précise des implications de chaque collaborateur.
Un chantier spécifique de 10 millions d'euros par exemple connaît jusqu'à 600 interruptions par an en moyenne. 25 % de ces interruptions demeurent sans solution et une phase de résolution d'une semaine est requise pour chacune d'entre elles. Avec les processus et les outils adéquats établis, le domaine de la construction peut espérer un avenir meilleur, avec un meilleur partenariat, une productivité optimisée et peu de gaspillage.
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