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Bâtiment : pourquoi utiliser un logiciel de devis et de facture en ligne ?
La réalisation de devis et la facturation sont des tâches inhérentes à la vie d'une entreprise du bâtiment. Avant toute intervention sur un chantier, un client demandera forcément un devis de l'ensemble des travaux à effectuer. Une fois ceux-ci terminés, il faudra passer au paiement de la facture. Pour un entrepreneur du bâtiment, ces tâches peuvent parfois être contraignantes et pourtant indispensables. Plus vite elles seront effectuées, plus vite les contrats se signeront. Pour faciliter et fluidifier toutes ces opérations, il devient important de se doter d'outils de gestion.
Pourquoi rédiger un devis et une facture ?
Un devis est le document qu'une entreprise fournit à ses potentiels clients en vue de leur indiquer quelques détails de sa prestation. Il contient habituellement la nature des travaux, les outils, les matériaux et leurs prix. Ce document ne fera office de contrat que s'il est validé par le client. La facture, elle, est le document qui atteste la réalité de la prestation. Elle contient les détails des prestations ainsi que le montant dû par le client. La facture est nécessaire aussi bien pour des opérations entre prestataire et client que pour celles entre professionnels. Elle peut être utile pour l'une ou l'autre des parties en cas de litige ou pour des besoins fiscaux. Il est à noter que pour certaines prestations, le devis et la facture sont obligatoires.
Pour faciliter la réalisation d'un devis ou d'une facture, pensez à vous tourner vers les logiciels de gestion.
Un logiciel de devis ou de facture : comment ça marche ?
Un logiciel de devis ou de facture est un programme informatique permettant de générer automatiquement des documents inhérents à l'activité d'une entreprise BTP. Pour ce faire, vous aurez à entrer dans un premier temps dans la base de données du logiciel tous les éléments compris dans votre prestation. Il s'agit d'un catalogue de vos articles, produits et services avec les tarifs ainsi que les photos. Faire un devis, selon le site https://www.obat.fr, devient alors un jeu d'enfant grâce à ce logiciel, très simple d'utilisation, destiné aux artisans du bâtiment. Il suffira en effet au professionnel de sélectionner les éléments dont aura besoin le client, et le logiciel générera automatiquement le devis. Le client aura ainsi rapidement un aperçu des dépenses qui pourraient être occasionnées pour la réalisation de ses travaux. En quelques clics, le professionnel produira un document en bonne et due forme. Ce document pourra être personnalisé avec l'en-tête de l'entreprise ainsi que son logo. Par ailleurs, vous pourrez à tout moment, en fonction des variations des prix ou l'évolution des prestations, modifier vos informations. Pour générer une facture, le procédé est le même. Vous pourrez programmer le logiciel pour qu'il indique toutes mentions légales des factures.
Il va sans dire qu'un logiciel de devis et de facturation est un outil indispensable pour une entreprise du bâtiment. Bien qu'il ne soit pas encore obligatoire, la loi du 28 décembre 2019 stipule le caractère obligatoire de l'usage de la facturation électronique dès 2023. Mais dès à présent, son usage ne peut être que bénéfique, ne serait-ce que pour des raisons pratiques. Une entreprise peut se procurer ce type de logiciel auprès d'un éditeur, le télécharger en ligne ou le développer en interne. Le mieux est de se tourner vers les éditeurs pour un logiciel sécurisé et 100% efficace.
Quels avantages d'avoir recours à un logiciel de devis ou de facture ?
Comme tous logiciels, ceux destinés à la gestion de la facturation ou de la réalisation de devis sont un véritable coup de pouce aux entreprises. Ils facilitent les tâches aussi bien d'un point de vue pratique qu'administratif. Quels sont les plus apportés par un logiciel de devis/facture dans le cloud ?
Un gain de temps pour l'artisan du bâtiment
Que ce soit en termes de réalisation de devis ou de facturation, un logiciel permet un gain de temps considérable. Pour ce qui est des devis, le professionnel en pourparler avec un prospect, pourra lui livrer les informations qui lui seront utiles en un temps record. Si les discussions se font en dehors du bureau, il lui suffira de sortir son ordinateur ou sa tablette, de faire sa sélection et le tour est joué. Plus besoin d'attendre des jours et des jours pour obtenir un devis. Vous aurez ensuite à soit imprimer le devis, soit l'envoyer par e-mail au client. Cette réactivité augmentera notablement votre crédibilité auprès du client. Celui-ci pourra à son tour décider plus rapidement de signer ou non un contrat avec vous. Grâce aux informations enregistrées dans le cloud, vous pourrez ensuite aisément transformer un devis en facture. Selon les paramètres du logiciel, vous pourrez même générer des documents en langues étrangères.
Une réduction des risques d'erreurs
En plus d'assurer rapidité et gain de temps, un logiciel de gestions des factures et des devis permet également de réduire les risques d'erreurs. Avec une gestion sur papiers, il est possible d'oublier des éléments ou de se tromper sur les chiffres. Grâce à un logiciel, vous pourrez stocker dans le cloud toutes les données nécessaires à l'édition de devis ou à la réalisation d'une facture. L'automatisation des opérations réduit les risques d'erreurs, aussi bien au niveau des calculs des marges que des taux d'imposition. Selon le type de logiciel, vous pourrez sortir une facturation en HT ou en TTC, avec ou sans TVA. Par ailleurs, votre comptable pourra avoir accès à l'interface, ce qui assurera davantage la véracité des informations.
Une meilleure gestion des affaires
Ce type de logiciel constitue une grande aide pour les professionnels du bâtiment. Ils pourront à partir d'une seule interface gérer une multitude de tâches. Le suivi des devis et des facturations se fera ainsi plus facilement et plus rapidement. Le professionnel pourra alors contrôler l'avancement des recouvrements de créances, des relances en cas de retard de paiement ou encore des impayés. L'avantage du logiciel dans le cloud est qu'il est sécurisé et qu'il est accessible partout. Que vous soyez sur le chantier, au bureau ou à votre domicile, vous pourrez suivre de près toutes les opérations. Cet outil vous permettra par ailleurs de vous concentrer davantage sur votre activité principale. Vous pourrez même, à partir de votre logiciel évaluer l'évolution de votre activité, d'en tirer les informations nécessaires pour une meilleure orientation de vos stratégies commerciales.
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